Über den Autor 9
Einleitung 21
Über dieses Buch 21
Konventionen in diesem Buch 22
Törichte Annahmen über die Leser 22
Wie dieses Buch aufgebaut ist 23
Teil I: Sie möchten also mit formal perfekten Texten glänzen 23
Teil II: So kommt Ihre Kommunikation an: Briefe, E Mails, elektronischer Schriftverkehr 23
Teil III: Was Sie noch wissen müssen: DIN 5008 und ein paar Schritte weiter 24
Teil IV: Der Top-Ten-Teil 24
Symbole in diesem Buch 24
Wie es weitergeht 25
Teil I: Sie möchten also mit formal perfekten Texten glänzen 27
Kapitel 1 Perfekt in Form: DIN 5008 29
Warum Sie sich an die Normen und Regeln halten sollten 29
Wann Sie sich nicht an die Normen und Regeln halten sollten 30
DIN 5008: Alle formalen Vorgaben für Schreibweisen von A bis Z 31
@ zur Ansprache einzelner Personen in der E-Mail 31
Abkürzungen 32
Anführungszeichen 33
Anschriften: Anschriftenfeld 35
Anschriften: Titel, akademische Grade, Ämter, Funktionen, Berufe 38
Apostroph 44
Aufzählungen 44
Auslassungspunkte 45
Befehle und Tastenkombinationen 45
Bindestrich 46
Bruchstrich 46
Datumsangaben 47
Einheiten 48
et-Zeichen: & 48
Fettdruck 48
Gedankenstrich 49
Gegen / 51
Gliederung von Texten 51
Hausnummern 51
Hervorhebungen 52
Klammern 52
Kontonummern 52
Leerzeichen 53
Nachsilben 54
Paragraf 54
Postfachnummern 55
Postleitzahlen 55
Prozent und Promille 55
Rechenzeichen 55
Schrägstrich 56
Striche 56
Straßennamen 57
Tabellen 57
Telefon- und Faxnummern 58
Temperaturangaben 59
Text 59
Uhrzeitangaben 59
Verhältniszeichen : 60
Währungen 60
Winkelangaben 61
Zahlen 61
Zeichen für Wörter 61
Kompakter Überblick: Was hat sich bei der DIN 5008 von 2020 geändert? 62
@ zur Ansprache einzelner Personen in der E-Mail 62
Abkürzungen 63
Anführungszeichen 63
Anschriften: Anschriftenfeld 65
Anschriften: Titel, akademische Grade, Ämter, Funktionen, Berufe 67
Apostroph 67
Aufzählungen 68
Auslassungspunkte 68
Befehle und Tastenkombinationen 68
Bruchstrich 69
Einheiten 69
et-Zeichen: & 70
Fettdruck 70
Gedankenstrich 70
Gliederung von Texten 73
Hervorhebungen 73
Leerzeichen 73
Rechenzeichen 74
Schrägstrich 75
Striche 75
Tabellen 75
Text 76
Zahlen 76
Zeichen für Wörter 77
Schreibnormen in anderen deutschsprachigen Ländern 77
Alles klar? Übung: DIN 5008 78
Kapitel 2 Schnell lesbare Texte: Korrekte Rechtschreibung 81
Warum hat man 1998 überhaupt die Rechtschreibung reformiert? 82
Laut-Buchstaben-Zuordnung 83
Der scharfe s-Laut: Nach kurzem Vokal steht 'ss' 83
Zusammentreffen mehrerer Konsonantenbuchstaben: Alle Buchstaben bleiben erhalten 84
Schreibungen nach Wortstamm 85
Systematisierung von Einzelfällen 86
Anpassungen von Fremdwörtern 87
Hauptwörter werden großgeschrieben 88
Tageszeiten 89
Ordnungszahlen 89
Steigerungsformen 89
Unbestimmte Mengenangaben 90
Redewendungen 90
Sprachen und Farben mit Präposition 91
Ableitungen von Personennamen 91
Paarweise Redewendungen, die sich auf Personen beziehen 91
Du, dich, dir, euch 91
Getrennt- und Zusammenschreibung 92
Substantiv (Hauptwort) + Verb 92
Adjektiv (Eigenschaftswort) + Verb 93
Verb (Tätigkeitswort) + Verb 94
Adverb/Partikel + Verb 95
Adverbien und andere Verbindungen 95
Zusammenschreibung bei mehrteiligen Fremdwörtern 96
Schreibungen mit Bindestrich 97
Bindestrich zur Leseerleichterung 97
Silbentrennung 98
Alles klar? Übungen zur Rechtschreibung 100
Laute und Buchstaben 100
Das Stamm-Prinzip 100
Hauptwörter werden großgeschrieben 101
Sonderregelungen entfallen 102
Zusammen- und Getrenntschreibung von Verben 104
Abschlussübung 109
Kapitel 3 Sätze mit klarer Struktur: Sieben Kommaregeln 111
Alle Regeln in der Übersicht 111
Regel 1: Teilsatz, Teilsatz 112
2 Einschübe, Zusätze, Nachträge 113
3 Aufzählungen 114
4 'sondern' 114
5 Nachgestellte Erläuterung 114
6 Anreden und Ausrufe 115
7 Infinitive mit 'zu' 115
Toleranzregelungen in der Kommasetzung 117
Alles klar? Übung: Kommasetzung 118
Teil II: So kommt Ihre Kommunikation an: Briefe, E-Mails, elektronischer Schriftverkehr 119
Kapitel 4 Der perfekte visuelle Eindruck: Maße und Platzierungen bei Briefen und E-Mails 121
Gibt's auch noch: Briefe 121
Anschrift 123
Informationsblock 123
Betreff und Teilbetreff 123
Brieftext 125
Gruß 125
Unterschrift 126
Anlagen 126
Verteiler 127
Schreiben zu besonderen Anlässen 127
Elektronischer Schriftverkehr 128
Signatur 128
Beispiel für eine geschäftliche Signatur: 129
Beispiel für eine private Signatur: 129
Kapitel 5 Auch der Inhalt muss passen: E-Mails und Briefe 131
Warum wir heute anders schreiben - ungünstige Formulierungen vermeiden 131
Leichte Lesbarkeit und Verständlichkeit stehen über allem 132
Briefe und E-Mails strukturieren 133
Beispiel: Struktur und Argumentation bei Zusagen 134
Beispiel: Struktur und Argumentation bei Absagen 134
Beispiel: Ablehnung an Versicherten oder Kunden 135
Beispiel: Absage Sponsoring 135
Beispiel: Absage an Bewerber 135
Beispiel: Absage der Teilnahme an einer Veranstaltung 136
Beispiel: Mahnung 136
Geht gar nicht mehr: Formulierungen, die Sie unbedingt vermeiden müssen 137
Schreiben Sie modern 137
Behandeln Sie den Empfänger als Partner 138
Schreiben Sie prägnant und übersichtlich 139
Seien Sie höflich, freundlich und persönlich 139
Schreiben Sie positiv und psychologisch geschickt 140
Geben Sie nur sinnvolle Informationen 140
Nennen Sie jede Information nur einmal 141
Beispielschreiben 141
Beispiel: Auftragsbestätigung 141
Beispiel: Anfrage 141
Beispiel: mit emotionalem Einstieg 142
Beispiel: Angebotsanschreiben 142
Beispiel: Geburtstagsgrüße 142
Beispiel: Jubiläumsgrüße 143
Beispiel: Glückwünsche zur Geburt eines Kinds 143
Beispiel: Jahreswechsel 143
Beispiel: Kondolenzformulierung in geschäftlichen Schreiben 144
Beispiel: Eigenständiges Kondolenzschreiben 144
Kapitel 6 Please write in English: was Sie beachten müssen 145
Was deutsche und englische E-Mails und Briefe unterscheidet - und was sie gemeinsam haben 145
Häufigere Verwendung des Konjunktivs 145
Eher Frage statt Appell 146
Hoffen und Freuen am Ende 146
Emotionaler Einstieg 146
Dank am Ende 146
Qualitätskriterien für englischsprachige Schreiben 146
Altbackene englische Formulierungen, die Sie
unbedingt vermeiden müssen 147
Und so geht's: Beispielformulierungen in englischer Sprache 148
Anrede 148
Einstieg: emotional 149
Einstieg: Professionell 149
Mitfühlen, Bedauern beziehungsweise Bitte um Entschuldigung 149
Ergebnis: Ablehnung 150
Appell 150
Hinweis auf Anlage im Text 150
Abschlussformulierungen 151
Abschluss 151
Anlagenhinweis im Brief 152
Mit oder ohne Punkt? Formal korrekt schreiben auf Englisch 152
Datumsschreibweisen in Großbritannien und den USA 152
Kommaregeln im Englischen 152
Teilsatz + Teilsatz 153
Einschübe 153
Aufzählungen 154
Anreden, nachgestelltes 'Please' und action tags 154
Kapitel 7 Nimm mich: Bewerbungen, die ankommen 155
Tipps für Ihr Bewerbungsanschreiben 155
Worauf Sie insbesondere achten sollten: 156
Prüfen Sie auch: 157
Jetzt geht's an den Text: 158
Hervorhebungen für scannbaren Text 158
Tipps für Ihren Lebenslauf 159
Worauf Sie sonst noch achten sollten: 159
Tipps für Ihre Online-Bewerbungsmappe 160
Teil III: Was Sie noch wissen müssen: DIN 5008 und ein paar große Schritte weiter 163
Kapitel 8 Eindruck machen: Präsentationen 165
Was die DIN 5008 zu Präsentationen vorgibt 165
Was heißt 'pyramidal' und was ist die Storyline? 166
Vom Großen zum Kleinen: Präsentationsplanung und Storyline 169
Beispiele für die Gestaltung der Masterseiten in PowerPoint 170
Blickführung durch scannbaren Text 172
Kapitel 9 Alles gecheckt: Formulare und Checklisten 175
Was die DIN 5008 für Formulare empfiehlt 175
Ankreuzkästchen in Word-Formularen 176
Kapitel 10 Nachvollziehbar: Protokolle und Berichte 179
Was die DIN 5008 zu Protokollen empfiehlt 180
Über die DIN 5008 hinaus: Ergebnisprotokoll in Tabellenform 181
Direkte Protokollierung während der Besprechung ('Online-Protokoll') 182
So wird ein Agenda-Punkt online protokolliert 183
Beispiel: Einfaches Protokoll 184
Beispiel: Zeitgemäßer Protokollkopf 184
Grundstruktur pro Tagesordnungspunkt (TOP) 185
Protokollbeispiel mit einem einzigen TOP 186
Protokollbeispiel mit mehreren TOPs 187
Kapitel 11 Ganz speziell: typografisch anspruchsvolle Textwerke 191
Was Sie typografisch anders machen können 191
So fügen Sie typografische Sonderzeichen ein: 192
Kapitel 12 Eine Frage der Technik: Vorlagen und Textbausteine 197
Einfach mal schneller arbeiten - und weniger Fehler machen 198
Vorlagen in Outlook, Mail und Word 198
Erstellen von Nachrichtenvorlagen in Outlook 198
Nutzen von Nachrichtenvorlagen in Outlook 198
Aktualisierungen von Nachrichtenvorlagen in Outlook 199
Erstellen von zusätzlichen Signaturen in Outlook 201
Erstellen von zusätzlichen Signaturen als Vorlagen in Apple Mail 201
Nutzen von eigenen Signaturen in Apple Mail 202
Erstellen von Vorlagen in Microsoft Word 203
Nutzen einer Vorlage in Word 204
AutoText: Textbausteine in Microsoft Word für Windows 205
Textbausteine in Word auf dem Mac 205
Textbausteine programmübergreifend nutzen unter Windows 206
Textbausteine programmübergreifend nutzen am Mac 207
Kapitel 13 Dateiablage und Dateinamen 209
Mit einer klaren Ablagestruktur finden Sie Dateien deutlich schneller als über eine Volltextsuche 209
Begrenzen Sie Ordneranzahl und Ordnerebenen 210
Halten Sie Ihre Ordner-Struktur schriftlich fest 210
Aussagekräftige Dateinamen: Datum - Bezugsperson - Stichwort 213
Teil IV: Top-Ten Teil 215
Kapitel 14 Zehn Fehler, die Sie zum korrekten Schreiben auf jeden Fall vermeiden sollten 217
Fehler 1: Abkürzungen falsch schreiben 217
Fehler 2: Falsche Anschrift 218
Fehler 3: & als Ersatz für 'und' 218
Fehler 4: Nicht mit geschützten Leerzeichen arbeiten 218
Fehler 5: Telefonnummern mit (0) 218
Fehler 6: Datumsangaben mit fehlenden Nullen - oder mit zu vielen 218
Fehler 7: Wichtige Inhalte mit Unterstrich hervorheben 219
Fehler 8: Formale Eigenarten aus dem Englischen übernehmen 219
Fehler 9: Altbackene Formulierungen verwenden 219
Fehler 10: Antiquierter Hinweis auf die Anlagen 219
Teil V: Anhang: Lösungen zu den Aufgaben 221
Lösungen 223
Stichwortverzeichnis 243
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