Copy. Paste. Collapse. - Die Dokumentationsfalle für Fortgeschrittene Wie Über-, Unter- und Alibi-Dokumentation unsere Effizienz sabotieren - und was wir besser machen können

Copy Paste Collapse möchte aufzeigen, dass wir uns teilweise in einem regelrechten Dokumentationswahnsinn befinden. Fehler werden gemacht, Fälle werden dokumentiert und manchmal wird sogar nur noch dokumentiert, um des Dokumentierens willen. Während des Lesens habe ich durchaus einige Punkte entdeckt, bei denen ich mich selbst wiedergefunden habe und bei denen man vermutlich unbewusst ähnliche Fehler macht. Allerdings gibt es auch zahlreiche Beispiele und Situationen, die zumindest auf meinen Arbeitsbereich nicht wirklich zutreffen. Das macht es teilweise schwierig, die vorgestellten Probleme direkt auf den eigenen Alltag zu übertragen. Positiv hervorzuheben sind die kurzen Fazits und Auflistungen, in denen mögliche Veränderungen angesprochen werden. Trotzdem fehlte mir bei vielen Themen der praktische Mehrwert. Es wird zwar aufgezeigt, was nicht optimal läuft, aber konkrete Hilfestellungen oder nachvollziehbare Lösungsansätze kommen für meinen Geschmack zu kurz. Gerade die Frage, was man tatsächlich besser machen kann, hätte ich gerne ausführlicher behandelt gesehen. Ein großer Punkt des Buches ist der Einsatz von KI. Das ist zweifellos ein Thema, das in Zukunft immer wichtiger werden wird. Die Vorstellungen darüber, wie Dokumentation im Jahr 2030 aussehen könnte, haben mich allerdings nicht überzeugt. Wenn KI zukünftig Meetings übernehmen, Gesundheitsdaten während Besprechungen erfassen und Prozesse eigenständig steuern soll, bewegt sich das für mich stellenweise bereits sehr stark in Richtung Science-Fiction. Zusätzlich werden Themen wie Klimawandel und andere gesellschaftliche Entwicklungen eingebunden. Diese Aspekte wirkten auf mich hier eher deplatziert und haben für mich nicht mehr viel mit dem eigentlichen Thema Dokumentation oder deren Verbesserung zu tun gehabt. Insgesamt bietet das Buch einige interessante Denkanstöße und regt dazu an, die eigenen Dokumentationsgewohnheiten zu hinterfragen. Gleichzeitig bleibt es bei vielen Punkten zu allgemein und verliert sich gegen Ende teilweise in Zukunftsszenarien, die mich nicht wirklich überzeugen konnten. Dadurch bleibt am Ende ein gemischter Eindruck zurück.

Trotz der recht trockenen Thematik ist der Schreibstil locker und einladend. Die Sätze sind teilweise kurz, prägnant und auch witzig geschrieben. Es wird über die verschiedenen Arten von Dokumentation aufgeklärt und ihre Tücken beschrieben, z. B. ob eine Nachdokumentation überhaupt sinnvoll ist. Durch Checklisten kann der Leser sich selbst überprüfen, ob er schon im Dokumentationschaos versinkt. Der Einsatz von KI wird in diesem Zusammenhang näher beleuchtet und als Tool für die Zukunft angesehen, natürlich unter den Aspekten wie Kontrolle, Anforderungen oder die Auswirkungen auf die Datenqualität. Trotzdem haben mir Lösungsansätze und Handlungsempfehlungen gefehlt. Die Aufzählungen aller Verfehlungen sind interessant, aber Ideen und Anregungen, diese positiv zu verändern, fehlen mir leider.

Das Buch "Copy. Paste. Collapse. - Die Dokumentationsfalle für Fortgeschrittene" von Julia Kloss thematisiert die moderne Dokumentationskrankheit. Wer in einer Organisation arbeitet, in der Berichte ungelesen in Archiven versauern oder wertvolle Arbeitszeit in Sinnloses fließt, wird sich auf nahezu jeder Seite nickend wiederfinden. Die aufgezeigten Muster gelten für Wirtschaftsunternehmen genauso wie für den Bildungs- und Verwaltungssektor. Ich hatte zwar einige Schwierigkeiten beim Lesen, jedoch habe ich auch einiges dazu gelernt. Von mir gibt es 3 von 5 Punkten.

Das Buch habe ich im Rahmen einer Buchverlosung gelesen, die keinen Einfluss auf meine Bewertung hat. Beworben hatte ich mich bewusst, da ich als Knowledge Managerin selbst viel mit Dokumentation und ihren Auswüchsen zu tun hatte. Der Anfang hat mich entsprechend abgeholt. Über-, Unter- und Alibi-Dokumentation, Nachdokumentation, ausufernde Ablagen, Excel-Manie oder die Multi-Channel-Realität, in der Informationen mehrfach in verschiedenen Systemen gepflegt werden: Vieles davon kenne ich aus der Praxis. Auch Wissensverlust bei Toolwechseln und historisch gewachsene Strukturen sind sehr reale Probleme. Gerade deshalb fehlten mir zunehmend konkrete Lösungsansätze. Die Probleme werden treffend beschrieben, aber häufig stehen gelassen. Beispielsweise hätte ich mir Ansätze dazu gewünscht, wie Learnings auffindbar festgehalten, Informationen sinnvoll strukturiert, Verantwortlichkeiten geklärt oder verwandte Themen wiedergefunden werden können. Ab etwa der Mitte verändert sich für mich jedoch das Buch. Führungskultur, fehlender Respekt, Verantwortung ohne Ressourcen und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen rücken stärker in den Vordergrund. Alles wichtige Themen – nur hatte ich zunehmend das Gefühl, nicht mehr dasselbe Buch über Dokumentationsfallen zu lesen. Beim KI-Teil verstärkt sich dieser Eindruck deutlich. Dabei fehlt mir keineswegs der KI-Einsatz – eher im Gegenteil. Gerade für Dokumentation könnten wir KI bereits heute viel stärker nutzen: automatische Transkripte statt zusätzlicher Protokollanten, Zusammenfassungen von Entscheidungen, offenen Punkten und Deadlines oder die Strukturierung und Aktualisierung vorhandener Informationen. Stattdessen entwickelt das Buch eine Zukunft, in der KI zunehmend Moderationsaufgaben übernimmt. Hier hat es mich vollständig verloren. Für Moderation und Befähigung gibt es menschliche Rollen und Kompetenzen. Probleme wie fehlender Fokus, Respekt, Verantwortungsübernahme oder Offenheit möchte ich nicht an eine KI delegieren, nur weil Menschen sie nicht ausreichend leben. Als die Vision schließlich bis zu Gesundheitsmanagement und Mittagessen reicht, hatte ich endgültig das Gefühl, dass gegen Ende eigentlich ein anderes Buch geschrieben werden sollte. Statt Dokumentationsfallen und der Frage, wie wir Informationen besser organisieren, geht es zunehmend um eine KI-geprägte Vision der zukünftigen Arbeitswelt. Schade, denn gerade der Anfang benennt viele reale Dokumentationsprobleme sehr treffend. Dort wäre für mich genug Stoff gewesen, um tiefer in konkrete Lösungen einzusteigen – einschließlich dessen, was wir mit sinnvoll eingesetzter KI bereits heute besser machen könnten.